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Guia completa de proyecciones de flujo de efectivo para empresas Las

complete guide to cash flow projections for businesses

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Muy pocas empresas mantienen constantemente altos niveles de demanda, ventas e ingresos de los clientes a lo largo del ano fiscal. La mayoria de las empresas ven cambios notables en los beneficios durante diferentes periodos de tiempo, conocidos como temporadas lentas y altas. Sin preparacion financiera, las empresas desprevenidas pueden caer en un deficit debido a la disminucion del flujo de caja durante estos periodos.

Una proyeccion de flujo de efectivo alerta a las empresas de beneficios futuros considerando los ingresos y gastos. Esto permite a la administracion crear un plan de accion para conservar dinero en efectivo para temporadas lentas y lanzar empresas de expansion durante meses rentables.

Es vital para todas las empresas, independientemente de su industria, comprender como calcular las proyecciones de flujo de efectivo y como puede afectar al rendimiento.

Que es una proyeccion de flujo de efectivo?

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Una proyeccion de flujo de efectivo es la cantidad estimada de dinero que se espera que entre y salga de una empresa dentro de un periodo de tiempo especifico. En otras palabras, es el desglose del capital que fluye a traves de una empresa, incluyendo ingresos, impuestos y gastos. Este valor da a la gerencia una idea de cuanto capital, o beneficio, se quedara con la empresa despues de un periodo de tiempo especifico.

Los dos departamentos que participan en las proyecciones de la corriente de efectivo son las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR). AP gestiona toda la facturacion saliente, como nomina, pagos de proveedores, alquiler, costos de inventario y todos los demas gastos. Por otro lado, AR recauda fondos de fuentes externas, incluyendo donaciones, reembolsos, prestamos y pagos de clientes.

Aunque este concepto puede parecer similar a las previsiones de flujo de efectivo, una proyeccion utiliza escenarios hipoteticos para calcular un valor. Por ejemplo, una empresa puede suponer que aumentara los precios de sus productos, contratara a mas empleados o reducira los costos operativos.

Estos esquemas ayudan a determinar como se vera el flujo de efectivo en el futuro despues de que se realicen ciertos cambios. Tambien define los mejores y peores escenarios de una empresa para que puedan prepararse para reducciones e impulsos en los ingresos.

Como llevar a cabo una proyeccion de flujo de efectivo

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Si bien todas las empresas deben tomarse el tiempo para proyectar estimaciones de flujo de efectivo, las pequenas empresas pueden beneficiarse especialmente de comprender sus posiciones financieras y reconocer operaciones lucrativas y drenantes. La administracion puede realizar una proyeccion de flujo de efectivo siguiendo cuatro pasos-

1.

En primer lugar, los contables deben estimar sus ventas dentro de un plazo determinado, como mensualmente, trimestralmente o anualmente. Las empresas pueden obtener una buena estimacion haciendo referencia a los informes de ventas del ano anterior.La
direccion tambien debe considerar los estados de ingresos mensuales de la compania, que contienen informacion sobre credito, efectivo y ventas. Las startups y otras empresas que no han acumulado suficiente historial de ventas tendran que investigar su mercado para estimar las previsiones de ventas tipicas.

Sin embargo, los gerentes tambien querran considerar cualquier cambio que la empresa este experimentando que pueda afectar a estas metricas. Los competidores entrantes pueden disminuir las ventas medias mientras que la reduccion de los gastos de acciones podria aumentar los margenes de beneficio.

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2. Determinar pagos entrantes en funcion de los terminos

Las empresas que solo manejan pagos en efectivo e instantaneos pueden pasar al paso tres. Sin embargo, el calculo de los pagos basados en terminos es un paso clave para las empresas que amplian lineas de credito o facturas y procesan multiples formas de transacciones.

Dado que estos pagos no se reciben inmediatamente despues de la venta, la administracion debe determinar cuando recibiran los fondos. Esto se puede calcular utilizando la formula de dias de ventas pendientes (DSO)-

DSO = (AR mensual/Valor total de ventas) x Dias del mes


Esta formula calcula el numero de dias que tardara en recibir el pago de un cliente. Por ejemplo, un minorista hizo $7.500 en venta de credito en el mes de julio y tenia $5.000 en AR-

($5.000/$7.500) x 31 = 20.7


El minorista tiene un DSO de 20.7, lo que significa que tarda aproximadamente 21 dias en convertir las ventas en efectivo.

3. Estimar los gastos fijos y variables


A continuacion, la administracion necesita calcular los gastos mensuales fijos y variables. Los gastos fijos son costos que no fluctuan en funcion del uso, como alquiler, salarios laborales, seguros y almacenamiento.

Por otro lado, los gastos variables cambian dependiendo de las ventas. Los gastos variables de negocio comunes incluyen gastos de envio, inventario y comisiones.

Al igual que las ventas, los costos deberan calcularse y totalizarse durante el periodo de tiempo dado. Para este paso, es util colaborar con el departamento de AP, que tiene acceso a informes detallados de ventas y gastos.
Las empresas que aun no han establecido AR pueden calcular manualmente los gastos clasificando los costos en una hoja de calculo.

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4. Calcular el total

Finalmente, es hora de sumar todos los valores anteriores para determinar el flujo de caja proyectado del negocio. Comenzando con el saldo de caja del mes anterior, los gerentes deben agregar los ingresos proyectados del mes actual basados en el DSO. A continuacion, se restan los gastos estimados para determinar el flujo de caja proyectado del

mes actual- Flujo de caja proyectado del mes actual = (Saldo del mes anterior + Ingresos proyectados del mes actual) Gastos estimados


Por ejemplo, se proyecta que una libreria genere $3.500 en ventas este mes, pero tiene un promedio de $800 en gastos mensuales. Con $2,000 aun sobrantes del mes anterior, el flujo de efectivo proyectado de su mes actual es $4.700-

($2,000 + $3.500) - $800 = $4.700


Una vez que se calcula el flujo de efectivo mensual proyectado, la administracion puede multiplicar o dividir el valor para determinar semanalmente, trimestral o anual flujo de efectivo. Sin embargo, es mejor no proyectar el flujo de caja con demasiada antelacion, ya que cualquier cambio puede afectar significativamente el calculo. Por lo tanto, las empresas deben formular rutinariamente su flujo de caja y volver a calcular cada vez que se introduzca una nueva variable.

4 Fuentes de Efectivo Recibido

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Aunque estimar el efectivo recibido puede parecer sencillo, AR maneja varias fuentes diferentes de ingresos. Las fuentes de efectivo mas importantes en los negocios incluyen- La

principal fuente de ingresos

  • de los minoristas de ventas de productos y
servicios es la venta de productos y servicios. Sin embargo, hay diferentes tipos de ventas, dependiendo de la forma de pago. Mientras que el efectivo esta disponible de inmediato para la empresa, otros formularios, como el credito, pueden tardar mas tiempo en procesarse o recibir.

  • Prestamos e Inversiones Empresariales Las
empresas tambien pueden recibir fondos accesibles mediante la adquisicion de un prestamo de un banco o inversiones de un cliente. Sin embargo, es importante registrar estos valores por separado, ya que eventualmente los prestamos tendran que ser devueltos, convirtiendo el prestamo en un gasto.

  • Ventas de Activos
Todo lo que posee una empresa que posee un valor significativo se considera un activo. Los activos tipicos incluyen coches, maquinas, equipos y propiedades.

Los activos tambien se consideran fuentes de ingresos, ya que pueden ser vendidos y convertidos en efectivo. Por ejemplo, si una empresa vende un vehiculo, el beneficio obtenido de la venta se incorporaria en el estado de flujo de efectivo de ese mes.

  • Impuesto adicional sobre la renta y las ventas
Para las empresas que tienen fondos en una cuenta de ahorros, se pueden generar ingresos adicionales a partir de las tasas de interes de su banco. Muchas empresas tambien recaudan impuestos sobre las ventas de sus clientes.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los fondos fiscales son temporales y eventualmente se pagaran al gobierno. Por lo tanto, las organizaciones no deben depender en gran medida de esta fuente de ingresos.

4 Fuentes de efectivo gastado Al

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igual que los ingresos, hay varios gastos que las empresas deben considerar al estimar el flujo de efectivo. Los costos mas comunes incluyen-

  • Facturas y gastos en efectivo
El gasto en efectivo se refiere a cualquier compra realizada con dinero para gastos menores, incluidos almuerzos y facturas inmediatas. Estos gastos se pagan inmediatamente despues de la venta, a diferencia de las facturas mensuales.
Normalmente, las empresas reciben facturas por sus gastos mensuales, como alquiler, servicios publicos y almacenamiento, que se pagan dentro del mes. Esto da tiempo a AP para registrar facturas y cobrar fondos, ya que estos costos se encuentran entre los mas significativos.

  • Pagos de Prestamos
Las empresas que han recibido un prestamo eventualmente deben reembolsar a la institucion. Los pagos recurrentes se pueden programar para minimizar las comisiones, en funcion del monto del prestamo y la tasa de interes.

  • Inversiones
La compra de activos a veces requiere inversiones importantes, incluyendo edificios, equipos, vehiculos e inventario. Los activos ofrecen la oportunidad de reventa en el futuro para obtener un retorno de la inversion (ROI).

  • Gastos no operativos e impuestos sobre ventas
Los gastos no operativos son gastos que no afectan directamente a las operaciones y las ventas, como los pagos de intereses. Las empresas tambien son responsables de diferentes impuestos, incluyendo ventas, estatales y nacionales.

Beneficios de las proyecciones de flujo de efectivo

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Mas alla del conocimiento de gastos e ingresos, la proyeccion de flujo de efectivo ofrece a las empresas muchos beneficios que pueden promover la eficiencia operativa y la estabilidad financiera a largo plazo.

  • Conocimiento temprano de las posibles reducciones del flujo de efectivo
Al calcular periodicamente las proyecciones basadas en ajustes y metricas actualizadas, la administracion puede anticipar la disminucion del flujo de efectivo. Esto da a las empresas la oportunidad de impulsar las ventas y minimizar los gastos para evitar restricciones de efectivo.

Por ejemplo, si una empresa tiene fondos adicionales, puede hacer pagos anticipados para prestamos. Sin embargo, si las proyecciones muestran que el flujo de caja pronto disminuira, la compania querria ahorrar cualquier capital adicional.

  • Transparencia entre las partes interesadas
Los bancos, inventores y otras partes interesadas querran conocer el flujo de efectivo de una empresa antes de invertir o aceptar solicitudes de prestamos para asegurarse de que recuperaran su dinero. Al proporcionar estados de flujo de efectivo y proyecciones, las empresas pueden ser completamente transparentes con las partes interesadas para fomentar el respeto y la credibilidad.

  • Optimizar operaciones
Comprender como fluctua el flujo de efectivo permite a los equipos de administracion contar con personal y realizar inversiones adecuadas, sin poner en peligro el negocio. Sin una prediccion de flujo de efectivo, las empresas pueden restringir aun mas el flujo de efectivo con malas decisiones financieras.

  • Definir fugas de efectivo Las fugas
pequenas a menudo pasan desapercibidas, pero pueden sumarse a un gasto considerable con el tiempo. Las proyecciones rutinarias de flujo de efectivo pueden identificar retrasos entre ventas y pagos, rotacion de inventario lenta e ineficiencias de facturacion.

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  • Identificar necesidades de ingresos
Las proyecciones de flujo de efectivo alertan a las empresas si no tienen suficiente capital para sostener operaciones y financiar inversiones. Esto permite a la administracion obtener ingresos adicionales de prestamos, prestamistas o inversores.

  • Evite las sanciones
Algunas empresas generan ingresos suficientes de las ventas para cubrir los gastos regulares, pero carecen del efectivo para pagar el impuesto sobre las ventas. Desafortunadamente, el Servicio de Impuestos Internos

(IRS) no es muy indulgente. Las empresas pueden considerar sus proyecciones de flujo de efectivo para asegurarse de que tienen suficiente capital para cubrir los impuestos necesarios y evitar sanciones.

  • Coincidir en efectivo y salidas
Cada negocio tiene temporadas muy ocupadas en las que los ingresos alcanzan sus temporadas pico y lentas en las que el flujo de efectivo es limitado. Sin embargo, al proyectar estas fluctuaciones, las empresas pueden acumular fondos durante las temporadas punta para asegurarse de que pueden cubrir los gastos durante los periodos de lentitud.

  • Designate Ownership
Las proyecciones precisas de flujo de efectivo pueden optimizar la planificacion financiera, lo que permite a los directores distribuir adecuadamente el capital para mejorar la rentabilidad.

  • Aprovechar las proyecciones de oportunidades
informan a las empresas cuando pueden comenzar a realizar inversiones, como comprar propiedades, actualizar equipos e incorporar empleados. Con una fecha de proyeccion, la gerencia puede investigar acuerdos y preparar finanzas para capitalizar el aumento del flujo de caja.

Como puede ayudar el software de pronostico

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Ademas de calcular las proyecciones de flujo de efectivo, las empresas pueden utilizar software de pronostico para obtener una mejor vision general de las tendencias fluctuantes. Las soluciones de prevision utilizan datos financieros historicos para detectar tendencias emergentes en demanda, ventas e ingresos.

Las empresas con software establecido, como soluciones de inventario y punto de venta (POS), pueden integrar sus sistemas de prevision para analizar metricas en tiempo real, proporcionando las proyecciones mas precisas.
Al anticipar las tendencias futuras, las empresas pueden preparar operaciones para reducir los gastos. La administracion puede limitar el personal, los pedidos de inventario y otras compras para minimizar los costos y ampliar los fondos disponibles.

Sin una prevision adecuada, las empresas pueden perder capital por costos laborales excesivos durante temporadas lentas, lo que puede afectar negativamente el flujo de caja y la rentabilidad. Las empresas tambien tienen que ser capaces de anticipar aumentos de la demanda, ya que pueden perder ventas potenciales si experimentan existencias. La prevision permite a los gerentes de almacen ordenar inventario por adelantado para maximizar las ventas y evitar el substock.

Una proyeccion precisa del flujo de efectivo tiene la capacidad de alertar a las organizaciones sobre la inminente actividad de los fondos, lo que les permite crear un plan de accion para asegurar el capital. De lo contrario, las empresas tendrian que confiar en las conjeturas para la planificacion financiera.

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